专栏

我们的工作方式 —— 过去与现在：二十五载的回顾

2026.2.15

我的名字是 Jessica Kong，来自 OPK Marketing Services Sdn. Bhd. (OMS)，我们是 OIC 在马来西亚的营销部门。截至 2025 年 11 月，我已在公司服务满 25 年。

对于日本和中国那些可能还不熟悉我的同事们，我自 2000 年起便在马来西亚负责 OPK 和 OIC 产品的销售与市场工作，并与我们的工厂及海外办事处保持着紧密合作。在过去的 25 年里，我们的工作方式 —— 无论是在办公室、在现场，还是跨越国界 —— 都发生了翻天覆地的变化。科技、沟通方式以及职场文化的变革重塑了我们的日常工作，使我们的工作比以往任何时候都更快速、更安全、更高效。

办公工具 (Office Tools)

过去 (Then)：
- 几位同事共用一台台式电脑，大家轮流处理各自的任务。
- 每个人都将文件储存在属于自己的软盘里 —— 就像是我们的“小储物柜”。
- 丢失磁盘或文件损坏简直是一场噩梦；数据会彻底消失，有时甚至是永久性的。
- 为了向客户、供应商或海外办事处发送文件，我们依赖传真机，一边听着那熟悉的提示音，一边祈祷纸张不会中途卡死。
现在 (Now)：
- 如今，每位员工都拥有专属的笔记本或台式电脑。
- 借助共享在线驱动器，我们可以随时随地办公并即时访问文件。
- 电子邮件和云平台已完全取代了传真机，在提升工作速度的同时，也让我们告别了卡纸带来的压力。

文档管理与系统 (Documentation and Systems)

过去 (Then)：
- 文档管理曾是一项真正的挑战。数据通过 Word 或 Excel 文件进行手动处理。
- 每份报价单和发票都必须在 Excel 中制作，且所有文件编号都需手工记录。
- 一旦编号遗漏或出现错误，往往需要耗费大量时间来追踪和修复。为了确保一切准确无误，感觉就像是在做“侦探工作”！
现在 (Now)：
- 得益于集成系统，那种“侦探式”的工作已成为过去。
- 数据自动存储，文件编号即时生成，错误率降至最低。
- 过去需要数小时处理的工作，现在几分钟内即可完成 —— 让我们能专注于真正重要的事情。

沟通交流 (Communication)

过去 (Then)：
- 沟通主要依靠座机电话、面对面会议或正式信函。
- 重要信息通过电话或手写便条传递，联系负责人往往需要时间 —— 尤其是在他们不在工位或外出时。
现在 (Now)：
- 今天的沟通几乎是瞬时的。
- 我们不再需要苦等回信或通过电话找人，而是可以通过手机、即时通讯应用（如 WhatsApp、Line 和微信）或在线平台（如 Zoom 和 Teams）联系同事及客户。
- 无论是简短的咨询还是正式会议，都可以实时进行 —— 即便大家身处不同的国家。

外出销售拜访 (On the Road for Sales Visits)

过去 (Then)：
- 我们依靠纸质地图、出发前在电脑上进行谷歌搜索，甚至向当地人问路。
- 有时仅凭以前拜访的记忆 —— 但记忆并不总是可靠的。
- 我还记得有一次，本该在经过一棵大树后左转，可当我再次前往时，那棵树已被砍掉了……结果我彻底迷了路！
现在 (Now)：
- 如今，GPS 应用能提供精准指引，帮助我们更高效地规划路线。
- 有了实时导航，抵达目的地变得更快捷、更轻松、压力更小 —— 虽然比我当年的“迷失大树”历险记少了一点点趣味！

定制化产品记录 (Customized Product Records)

过去 (Then)：
- 定制产品的照片保存在实物相册中。
- 我会在交货前为每件定制产品拍照，打印出来，并按客户名称归档。
- 当另一位客户要求相同的设计时，我必须翻阅相册寻找对应的照片 —— 这是一个非常耗时的过程。
现在 (Now)：
- 通过数字存储，我们可以在几秒钟内保存和调取产品数据。
- 照片和记录可通过在线驱动器或邮件即时共享，使我们的工作流程更快速、更易于整理。

安全意识 (Safety Awareness)

过去 (Then)：
- 以前经常能看到访客甚至办公室员工穿着便鞋或高跟鞋进入工厂。
- 我记得那时的安全守则并不严格，我常穿着高跟鞋进入客户的生产区。
- 现在回想起来，这其实非常冒险，在今天看来几乎是不可能的 —— 我很庆幸自己从未滑倒或跌伤！
现在 (Now)：
- 如今，工作场所的安全性受到高度重视。
- 安全鞋、头盔和其他防护装备已成为进入生产区域所有人的标准配置。
- 这种转变不仅保护了我们的健康，也体现了我们对维护安全、负责任工作环境的共同承诺。